Datenschutzerklärung

Stand: 19. Juli 2026. Diese Erklärung umfasst die öffentliche Website unter qrflotte.de sowie das QRFlotte-Portal unter app.qrflotte.de.

1. Verantwortlicher

2. Hosting und Server-Protokolle

Website, Kundenportal und E-Mail-Dienste werden bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, betrieben. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem und Zugriffsstatus gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung, zur Fehleranalyse und zur Abwehr missbräuchlicher Zugriffe auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb unseres Angebots. Server-Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

3. Kontakt und Demo-Anfragen

Wenn Sie uns über das Anfrageformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, insbesondere Unternehmen, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschte Module und Nachricht. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage und vorvertraglichen Kommunikation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Beantwortung geschäftlicher Anfragen. Nicht mehr benötigte Anfragen werden gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Kundenportal und Benutzerkonten

Zur Bereitstellung des Kundenportals verarbeiten wir insbesondere Firmen- und Kontaktdaten, Benutzerkennung, verschlüsselt gespeicherte Passwörter, freigeschaltete Module sowie technische Anmelde- und Sicherheitsdaten. Die Verarbeitung ist zur Bereitstellung und Absicherung des vereinbarten Dienstes erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheitsprotokolle werden zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

Bei unseren Geschäftskunden entscheidet regelmäßig der jeweilige Kunde über die im Portal erfassten personenbezogenen Inhalte. QRFlotte verarbeitet diese Daten dann als Auftragsverarbeiter. Einzelheiten, Löschfristen und Weisungsrechte werden in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung geregelt.

5. Asset-, Fahrer-, Inventar- und Dispositionsdaten

Je nach freigeschalteten Modulen können Stammdaten zu Fahrzeugen, Anhängern, Wohnmobilen, Flurförderfahrzeugen, Maschinen und sonstigen Betriebsmitteln, Termine und Prüffristen, Dokumente, Bestände, Ausgaben, Rückgaben, Reservierungen, Dispositionen sowie Zuordnungen zu Ansprechpartnern, Fahrern, Mitarbeitern oder Kunden verarbeitet werden.

Im Bereich Fahrer und Führerscheinkontrolle können insbesondere Name, Kontaktdaten, Führerscheinklassen, Kontrolltermine, Gültigkeitsangaben zu Code 95 oder Fahrerqualifizierungsnachweis und Kontrollhistorien verarbeitet werden. Verantwortlich für Zulässigkeit, Umfang, Information der betroffenen Personen und Löschfristen ist der jeweilige Unternehmenskunde.

6. QR-Code, Schaden- und Unfallmeldungen

Beim Scannen eines QR-Codes wird die zum Asset gehörende Meldeseite aufgerufen. Bei einer Meldung können insbesondere Assetkennung, Beschreibung, Kontaktdaten, Zeitpunkt, Status, Fotos, Dokumente, Notizen und – sofern vom Nutzer angegeben oder technisch freigegeben – Standort- und Unfalldaten verarbeitet werden. Diese Angaben dienen der Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung des gemeldeten Vorgangs.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer richten sich nach dem Verhältnis zwischen dem meldenden Nutzer und dem jeweiligen Unternehmenskunden. QRFlotte verarbeitet diese Inhalte im Auftrag des Kunden. Nutzer sollten keine Angaben übermitteln, die für die Meldung nicht erforderlich sind.

7. E-Mail-Benachrichtigungen

Das Portal kann auf Wunsch des Kunden E-Mails zu Fälligkeiten, Führerscheinkontrollen, Passwortzurücksetzungen oder betrieblichen Vorgängen versenden. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Versandzeitpunkt, Versandstatus und gegebenenfalls eine technische Fehlermeldung verarbeitet. Grundlage ist die Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise das berechtigte Interesse an einer nachvollziehbaren betrieblichen Benachrichtigung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Cookies und lokale Speicherung

Die öffentliche Website verwendet nach aktuellem Stand keine Analyse-, Marketing- oder Social-Media-Cookies. Im Kundenportal werden technisch notwendige Sitzungscookies eingesetzt, um Anmeldung, Sicherheit und Seitennavigation zu ermöglichen. Sie werden nicht zu Werbe- oder Profilbildungszwecken verwendet. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

9. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger personenbezogener Daten sind nur Stellen, die diese zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke benötigen, insbesondere der Hosting- und E-Mail-Dienstleister sowie durch den jeweiligen Kunden berechtigte Benutzer. Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist für den beschriebenen Regelbetrieb nicht vorgesehen.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragserfüllung, die Sicherheit des Systems oder gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Von Unternehmenskunden im Portal eingestellte Daten werden nach deren dokumentierter Weisung beziehungsweise nach Beendigung des Vertragsverhältnisses entsprechend der vertraglichen Vereinbarung gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

11. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Bei Daten, die ein Unternehmenskunde im QRFlotte-Portal verarbeitet, wenden Sie sich bitte vorrangig an diesen Kunden als Verantwortlichen. Sie können uns ebenfalls kontaktieren; wir leiten das Anliegen im Rahmen unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten weiter.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für den Sitz von QRFlotte ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, www.lfd.niedersachsen.de.

13. Sicherheit und Aktualisierung

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.