Die digitale Fahrzeugakte in QRFlotte bringt alle wichtigen Informationen eines Fahrzeugs an einem Ort zusammen. Statt in Papierordnern, Excel-Listen, E-Mails und Handyfotos zu suchen, greifen Disposition und Verwaltung auf einen gemeinsamen, aktuellen Stand zu. Fahrer melden Schäden direkt am Fahrzeug per QR-Code. Die zuständigen Personen bearbeiten den Vorgang anschließend kontrolliert bis zum Abschluss.
Das Fahrzeug ist sofort eindeutig zugeordnet
Jedes Fahrzeug erhält in QRFlotte eine eigene digitale Akte. Kennzeichen, interne Fahrzeugnummer, Fahrzeugart, Hersteller, Modell und weitere Stammdaten schaffen eine klare Grundlage. So ist auch bei ähnlichen Fahrzeugen eindeutig, welches gemeint ist.
Neben Pkw und Transportern lassen sich beispielsweise Busse, Lkw, Wohnmobile, Anhänger und andere betriebliche Assets führen. Für jedes Asset werden nur die Informationen und Fristen gepflegt, die tatsächlich benötigt werden.
Fahrzeugdaten digital immer zur Hand
Die wichtigsten Angaben stehen zentral im Kundenportal zur Verfügung. Berechtigte Mitarbeiter müssen nicht erst einen Ordner suchen oder nachfragen, wer die letzte Liste gepflegt hat. Das erleichtert Vertretungen und sorgt für einen gemeinsamen Informationsstand.
Eine digitale Fahrzeugakte ersetzt das Durcheinander aus einzelnen Dateien nicht durch mehr Bürokratie. Ihr Zweck ist das Gegenteil: Das Fahrzeug öffnen, den aktuellen Stand erkennen und den nächsten Schritt auslösen.
Schäden direkt am Fahrzeug melden
Der QR-Aufkleber am Fahrzeug führt mit der normalen Handykamera direkt zur mobilen Meldung. Eine zusätzliche App ist nicht erforderlich. Das Fahrzeug ist bereits ausgewählt, sodass Kennzeichen oder interne Nummer nicht erneut gesucht und eingetippt werden müssen.
Der meldende Fahrer kann eine kurze Beschreibung, den aktuellen Kilometerstand beziehungsweise die Betriebsstunden und die Einsatzfähigkeit erfassen. Über Personalnummer und PIN lässt sich die Meldung dem vorgesehenen Fahrerzugang zuordnen.
Fotos bleiben beim richtigen Vorgang
Übersichts- und Detailfotos machen einen Schaden verständlicher als eine telefonische Beschreibung. QRFlotte ordnet die Bilder unmittelbar dem Fahrzeug und dem gemeldeten Vorgang zu. Dadurch bleiben sie auch später auffindbar.
Die Bilder werden für eine zügige Darstellung technisch aufbereitet. So entsteht eine nachvollziehbare Fotodokumentation, ohne dass unnötig große Dateien den mobilen Ablauf ausbremsen.
Disposition behält die Kontrolle
Nach dem Absenden erscheint die Meldung im geschützten Kundenportal. Dort kann die Disposition den Schaden prüfen, nach Bedeutung einstufen und den Bearbeitungsstatus steuern. Sie entscheidet, ob das Fahrzeug weiterhin eingesetzt werden kann und welche Maßnahme folgt.
Mögliche Bearbeitungsstände sind beispielsweise offen, in Bearbeitung, wartet auf Teile, repariert oder zur Prüfung ausstehend. Damit ist nicht nur bekannt, dass ein Schaden existiert, sondern auch, was gerade damit geschieht.
Eigene oder externe Werkstatt digital einbinden
Auf Wunsch kann ein Vorgang an eine hauseigene Werkstatt oder einen externen Werkstattkontakt übergeben werden. Der Ansprechpartner erhält einen zeitlich begrenzten Zugang und kann den aktuellen Stand, durchgeführte Maßnahmen, Termine, Dokumente und Abschlussfotos zurückmelden.
Die fachliche Kontrolle bleibt trotzdem beim Kunden. Die Werkstatt liefert ihre Rückmeldung, während Disposition oder Verwaltung den Vorgang prüft und abschließend quittiert. Unternehmen, die keine Werkstattanbindung benötigen, müssen diese Funktion nicht verwenden.
Prüffristen rechtzeitig im Blick behalten
Zur Fahrzeugakte gehören auch die relevanten Fälligkeiten. Je nach Fahrzeug können dies unter anderem Hauptuntersuchung, Abgasuntersuchung, Sicherheitsprüfung, UVV, Tachoprüfung, Wartung oder weitere betriebliche Kontrollen sein.
Das Dashboard und tägliche Übersichten helfen, überfällige und bald anstehende Termine früh zu erkennen. Nach einer erledigten Prüfung kann der Nachweis abgelegt und die nächste Fälligkeit eingetragen werden.
Dokumente und Nachweise am Fahrzeug ablegen
Fahrzeugschein, Prüfbericht, Rechnung, Werkstattbeleg oder weitere Unterlagen können direkt beim richtigen Asset gespeichert werden. Mit Scan2Asset lassen sich Papierunterlagen vom Smartphone als übersichtliche PDF-Dokumente übernehmen.
Damit bildet die digitale Fahrzeugakte nicht nur Stammdaten ab. Sie verbindet Dokumente mit dem praktischen Vorgang, zu dem sie gehören – beispielsweise einer Prüfung, einem Schaden oder einer Reparatur.
Die Fahrzeughistorie wächst automatisch mit
Abgeschlossene Schäden und Reparaturen bleiben nachvollziehbar. Über die Zeit entsteht eine Fahrzeughistorie, die bei Rückfragen, Werkstattgesprächen, Übergaben und Entscheidungen über Reparatur oder Ersatz unterstützt.
QRFlotte macht aus einzelnen Meldungen einen geschlossenen Ablauf: erkennen, melden, bewerten, bearbeiten, prüfen und dokumentiert abschließen. So bleibt Fahrzeugverwaltung verständlich – und wichtige Informationen sind dann verfügbar, wenn sie gebraucht werden.
Praxis-Checkliste
- Fahrzeugstammdaten eindeutig und zentral führen
- Kilometerstände beziehungsweise Betriebsstunden erfassen
- Schäden direkt per QR-Code und Foto melden
- Disposition und Werkstatt in einen nachvollziehbaren Ablauf einbinden
- TÜV, AU, SP, UVV, Tachoprüfung und Wartung passend zum Fahrzeug pflegen
- Dokumente und Nachweise beim richtigen Fahrzeug speichern
- Reparaturen kontrolliert prüfen und abschließen
- Die vollständige Fahrzeughistorie dauerhaft zur Hand haben
Kurz und konkret beantwortet
Brauchen Fahrer für die Schadenmeldung eine App?
Nein. Der QR-Code wird mit der normalen Kamera eines Smartphones oder Tablets gescannt und öffnet den vorgesehenen Ablauf im Browser.
Welche Fahrzeuge können in QRFlotte geführt werden?
Unter anderem Pkw, Transporter, Busse, Lkw und Wohnmobile. Auch Anhänger, Maschinen, Stapler und weitere betriebliche Assets können eigene digitale Akten erhalten.
Können interne und externe Werkstätten eingebunden werden?
Ja. Die Werkstattanbindung ist optional. Rückmeldungen können digital erfasst werden, während Prüfung und fachlicher Abschluss beim Kunden bleiben.
Ist eine digitale Fahrzeugakte rechtssicher?
Sie verbessert Ordnung und Nachvollziehbarkeit, ersetzt aber keine im Einzelfall vorgeschriebenen Originale, fachgerechten Prüfungen oder rechtliche Beratung.
Wer darf die Fahrzeugakte sehen?
Der Betrieb arbeitet in seinem geschützten Kundenbereich. Rollen und optionale Funktionen bestimmen, welche Nutzergruppen auf welche Aufgaben zugreifen.